Hantverkare och fastighetstjänst

Fastighetssystem

Inom fastighets- och uthyrningsbranschen är det mycket som skall gå i lås för att verksamheten skall rulla som man vill. Inte sällan kan ärenden glömmas bort eller papper försvinna spårlöst när man skall försöka hålla allting i huvudet. De flesta som jobbar inom fastighetsförvaltning och bostadsbranschen, har därför investerat i diverse system som skall underlätta hanteringen av såväl avflyttning som uthyrning, felanmälan, betalningsrutiner och beställningar. Trots att det finns ett flertal verktyg under det paraply som brukar kallas fastighetssystem, är det ovanligt att någon kliver in med en helhetslösning som inte bara tar hand om specifika delar av fastighetsdriften utan som erbjuder ett helhetstänk.

De fördelar man kan se om man tittar närmare på dagens fastighetssystem, är att man har stor frihet att själv anpassa mjukvaran efter eget behov. Vissa mindre utvecklade fastighetssystem har tydliga begränsningar i fråga om vad för plattform som kan användas för att köra fastighetssystemet i fråga. Tidigare, när de flesta företag använde sig av samma lösningar och plattformar, kunde detta vara någonting positivt. Dock ser verkligheten inte ut som den brukade göra och vi kan se en rad olika plattformar hos företag världen över. Att begränsa sitt fastighetssystem till Microsoftplattformer eller open sourcealternativ, innebär i nuläget att man blundar för stora delar av kundgruppen. Vissa fastighetssystem är utvecklade för att fungera med vilka plattformar som helst. Dessa lämpar sig för såväl Microsoft som för Linux, MySql, Apache eller vad för plattform man nu kan tänkas ha valt för verksamheten man bedriver.

Vad omfattar ett bra fastighetssystem?

Att byta fastighetssystem är någonting som kan ta lite tid. Dock är de flesta nyare fastighetssystem tillräckligt bra och intuitiva för att man snabbt skall komma in i hur de fungerar och snabbt kunna vara igång med det hela. I och med att man byter till ett mer effektivt system, kan man också få tillbaks all den tid som krävs för att implementera det nya. Detta är ett av de stora argumenten för att byta fastighetssystem. – Att man får mer tid över till annat då systemet sköter en hel del av det som behöver göras samtidigt som man minimerar risken att någonting skulle glömmas bort eller bli fel.

Ett helhetskoncept inom fastighetssystem skall omfatta det mesta som ni har framför er. Allt ifrån kundtjänst till uthyrning, felanmälan, och rapporter kan gå snabbare och mer effektivt om man har rutiner för att ta hand om detta.

  • Kundsidor
    En del av alla de ärenden som nu hanteras av er kundtjänst, är sådant som hyresgästen själv skulle kunna hantera och följa upp genom en bra kundsida. I ett effektivt fastighetssystem kan en sådan hemsida bli den naturliga kontakten med hyresvärden oavsett vad för frågor det gäller. Ibland behöver man givetvis kontakt med en person som jobbar med kundfrågor, men en hel del områden behöver inte personlig kontakt. En felanmälan om någonting skulle gå betydligt snabbare om man hade ett fastighetssystem som stödjer sådant. Hyresgästen skulle då också ha möjlighet att följa sitt ärende och hålla sig ajour med vad som händer. Belastningen på kundtjänst skulle kunna minskas drastiskt vilket möjliggör effektivare hantering av komplexa ärenden som kräver samtal.
  • Administration
    I dagsläget kanske ni har en uppsättning dokument och verktyg som behöver köras tillsammans för att man skall få tillgång till all information som rör avtal, hyresobjekt, betalningar och service. Det är vanligt att man har ett sådant upplägg och att man sitter i en rad olika arkiv och register. Ett smidigt fastighetssystem som innehåller allt det som de tidigare arkiven hanterade, samlar allting på ett ställe. För kunden innebär det snabbare service och bättre överblick över saker och ting. För er som företag är vinsten att få tid till annat och dessutom en klar minskning av tid som krävs för administrativa frågor.
  • Rapportering
    När man genomför besiktningar eller andra besök ute hos kunder vilka hyr bostad i den eller de fastigheter man hanterar, skall allting rapporteras och föras in i register så man kan gå tillbaks och se på vad som utförts och inte. Några av de nyare fastighetssystem som finns på marknaden har stöd för användning via mobiler och plattor. Det gör att personen som åker ut till fastigheterna kan rapportera direkt in i systemet utan att behöva lägga tid och energi på att göra sådant i efterhand. Genast blir all information tillgänglig för övriga som är i behov av att veta vad som gjorts och av vem.
  • Skräddarsy
    Flexibla och användarvänliga fastighetssystem bör som regel vara möjliga att anpassa. Det mindre företaget har helt andra behöv än större motsvarigheter och det är inte nödvändigt att ha tillgång till alla de funktioner man ändå inte utnyttjar. Detta är någonting som kan påverka helhetsintrycket av systemet och det man inte har behov av att lära sig, blir ofta bara någonting som gör användaren förvirrad. Vissa huvudmoduler skall alltid finnas med för att det skall kunna ses som ett fastighetssystem. Dock kan en hel del av verktygen vara moduler som man kan lägga till eller ta bort helt utifrån det behov man har. I och med de många funktioner som finns tillgängliga i nyare fastighetssystem kan man växa med verktyget utan att slå i något tak. Det finns alltid utrymme att förbättra och utveckla det system man arbetar med och det är ovanligt att man känner sig begränsad av funktionalitet inom ett system som är framtaget för att svara mot en bred marknad inom fastighetsförvaltning och verksamhet som hanterar uthyrning och kontrakt.